10 Consejos para organizar un evento social.

A continuación queremos compartirte diez consejos para organizar un evento social, si es la primera vez que organizas uno podrás apoyarte con nuestra lista, del mismo modo que si ya cuentas con experiencia podrías consultarla e incluso agregar algún detalle en los comentarios.

1. Importante tener un aproximado de la fecha del evento, al menos 10 meses antes del mismo. Esto nos dará tiempo para concretar la disponibilidad de los lugares elegidos. Hacerlo con anticipación nos ahorrará muchos dolores de cabeza y nos permite mayor libertad para elegir un lugar.

2. Realiza con anticipación tu lista de invitados, para que puedas cotizar con la cantidad más cercana a la real. Verás que tener un número aproximado y definido de asistentes te dará muchas ventajas al momento de elegir otros detalles del evento.

3. Trata de prevenir un porcentaje de invitados sorpresa, sí todos aquellos que confirman de último momento. Así que piensa en un 10% adicional de invitados el día del evento.

4. Ponte un presupuesto inicial, un monto de gasto que cubra lo mínimo indispensable para realizar tu evento. Tener una cifra estimada con anticipación, te permitirá conocer esos pequeños gastos que siempre elevan el costo total del evento.

5. Cotiza varias opciones antes de decidir, valora calidad, servicio, ubicación, incluso recomendaciones de amigos o clientes frecuentes del lugar. Antes de seleccionar un lugar es importante estar bien informado para evitar malos entendidos.

6. Firma con anticipación tu contrato y revisa que todo lo prometido quede reflejado en papel.

7. Define el tipo de decoración del lugar. Regularmente los espacios para eventos cuentan con diversas configuraciones para el decorado, pregunta y que te muestren opciones. En algunos lugares existen profesionales en el área de eventos que pueden asesorarte para que todo quede perfecto para el esperado día.

8. Conoce el menú que ofrecerás el día del evento. Organizar un evento significa ser el centro de atención y críticas de tus invitados. Será importante que revises la calidad y sabor de los alimentos que ofrecerás a tus invitados, una mala presentación o poco sabor puede generar una mala perspectiva sobre todo el evento.

9. Menciona a tus invitados como llegar, comparte mapas y referencias para su arribo. De ser posible, días antes del evento, realiza un recorrido al lugar para prevenir retrasos y medir tiempos. No olvides preguntar si el lugar cuenta con estacionamiento propio o tiene un lugar para guardar vehículos.

10. Después de todo el esfuerzo disfruta. Ponerse en el papel de organizador no es poca cosa así que toma un respiro y goza de tu esfuerzo. Solo recuerda hacer todo con tiempo. 

AyB Meeting and Event Planners
 Puebla, México
B y. BB